Blogbeitrag | 18.08.2025
Täglich grüßt das Murmeltier: Zahlreiche E-Mails, die Produkte anpreisen, Services empfehlen und mich für Mitmachangebote gewinnen wollen, flattern in mein Postfach. Geht es Ihnen ähnlich? Fragen Sie sich auch, wie seriös viele dieser Angebote sind?
Mal ehrlich: Die meisten dieser E-Mails landen bei mir ungelesen im Papierkorb. Genau das ist eine Herausforderung für Kommunikator:innen. Denn so wie ich selbst reagiere, tun es die meisten Adressat:innen. Klick- und Öffnungsraten liefern dafür den besten Beweis.
Und jetzt? Wie erreiche ich meine Zielgruppe trotzdem? Wie motiviere ich, bei Aktionen dabei zu sein? Unsere Antwort lautet: Weg von der E-Mail-Flut, hin zum persönlichen Kontakt. Mit einer Servicestelle. Denn der kontinuierliche persönliche Kontakt schafft Begeisterung – bei Menschen und Organisationen. Unsere Servicestellenmitarbeiter:innen vermitteln Teilnehmenden Sicherheit, schaffen Raum für Austausch und klären Fragen direkt. Seit vielen Jahren führen wir so Mitmach-Aktionen zum Erfolg:
Dank der Servicestelle der Initiative RadKULTUR radelten 2024 in Baden-Württemberg 817 Kommunen beim STADTRADELN mit – das sind mehr als 80 Prozent aller Kommunen im Bundesland. Seit 2020 bricht das STADTRADELN durch die Arbeit der Servicestelle jedes Jahr einen neuen Rekord: 2017 nahmen noch 66 Kommunen teil – seitdem kamen jährlich mindestens 100 Kommunen hinzu.
Die Mitte 2022 initiierte Servicestelle MOVERS – Aktiv zur Schule konnte bis Mitte 2025 mit 1.684 Schulen und 555 Kommunen Kontakt aufnehmen. Mit 584 Schulen und 301 Kommunen haben die Kolleg:innen aus der Servicestelle ein Erstgespräch zur Teilnahme am interministeriellen Landesprogramm geführt und zu Bausteinen des Programms beraten.
Die Servicestelle der Neuen Mobilität stand seit 2021 bis Mitte 2025 in fast 3.000 Gesprächen in regem Austausch mit den relevanten Akteuren. Dabei konnten Mobilitätsangebote mit insgesamt 638 Kommunikationsmaßnahmen beworben werden.
Nach einer telefonischen Erstberatung durch die Servicestelle Lebendige und verkehrsberuhigte Ortsmitten Baden-Württemberg reichen über 80 Prozent der kontaktierten Kommunen eine Interessensbekundung für die Ortsmitten-Angebote ein.
Die AGNH-Servicestelle (Arbeitsgemeinschaft Nahmobilität Hessen) begeisterte 2020 149 hessische Kommunen für die Teilnahme am STADTRADELN – rund 50 Prozent mehr als im Vorjahr. Im Folgejahr 2021 konnten 177 teilnehmende Kommunen verbucht werden und 2022 waren es 287 teilnehmende Kommunen.
Die Servicestelle zum Hessischen Tag der Nachhaltigkeit übertrifft regelmäßig ihren eigenen Rekord. Statt 615 Mitmachaktionen im Jahr 2018 fanden 2020 bereits 849 statt – eine Steigerung von 38 Prozent. 2022 konnten über 1.000 Aktionen verbucht werden, womit die Zahl aus dem Jahr 2018 fast verdoppelt werden konnte.
Persönlicher Kontakt ist der Kern – aber wie muss eine Servicestelle insgesamt aufgebaut sein, damit sie wirklich zum Erfolg führt? Und in welchem Kontext kommen Servicestellen bei ifok zum Einsatz? Wir haben die Antworten zusammengefasst:
1. Mit passgenauer Beratung mehr Teilnehmende gewinnen
Anders als in unpersönlichen Call-Centern sind die Mitarbeitenden in unseren Servicestellen am Thema interessiert und eingearbeitet. Sie kennen das Projekt und haben einen direkten Draht zu Multiplikator:innen, Partner:innen und Interessierten. Ihr Kerngeschäft ist nicht das Verkaufen, sondern vielmehr die maßgeschneiderte Beratung zu unterschiedlichen Angeboten.
Beispiel: Die Initiative RadKULTUR bot verschiedene Aktionen und Module an, um Kommunen, Unternehmen und Schulen für das Radfahren zu begeistern. Das umfangreiche Projektwissen der Servicestelle ermöglichte es, im Gespräch mit den Zielgruppen das passende Angebot zu finden – egal ob für Einsteiger:innen oder Profis.
2. Mit offenem Ohr motivieren und Vorbehalte ausräumen
Eine Vielzahl an Angeboten bedeutet eine Vielzahl an unausgesprochenen und damit ungeklärten Fragen. Unsere Erfahrung: Nur im persönlichen Gespräch lassen sich diese Fragen restlos beantworten und so alle Vorbehalte ausräumen.
Beispiel: Bevor die RadKULTUR-Servicestelle aktiv wurde, kam für viele Kommunen in Baden-Württemberg die Teilnahme am STADTRADELN nicht in Frage. Sie dachten: „Wir müssen viel Geld und Zeit aufwenden.“ Im persönlichen Gespräch zeigte die Servicestelle Fördermöglichkeiten auf, stellte Materialien zur Verfügung und gab Impulse für eine erfolgreiche Umsetzung. Das half, die Aktion greifbarer zu machen, den Aufwand realistischer einzuschätzen und motivierte deshalb viele Kommunen zur Teilnahme.
3. Kontinuierlich betreuen und Vertrauen aufbauen
Die Servicestelle ist eine verlässliche Ansprechpartnerin und hält den persönlichen Kontakt zu den Akteur:innen aufrecht. Sie wird zum vertrauenswürdigen Dreh- und Angelpunkt im Netzwerk.
Beispiel: Die Servicestelle der Arbeitsgemeinschaft Nahmobilität Hessen (AGNH) ist als Ansprechpartnerin für Kommunen und Partner:innen rund um nahmobile Öffentlichkeitsarbeit etabliert, bietet erfolgreich Beratung und Weiterbildung an und agiert als Anlaufstelle. So entlastet sie nicht nur die Geschäftsstelle der AGNH, sondern ist gleichzeitig ein Ohr zu den Kommunen und vernetzt sie untereinander und mit Partner:innen.
4. Wissen und Erfahrungen sammeln und daraus lernen
Die Mitarbeiter:innen der Servicestelle sind ganz nah dran an der Zielgruppe, stehen täglich im Austausch, holen konkretes Feedback ab und sammeln wertvolle Erkenntnisse zur Weiterentwicklung einer Kampagne.
Beispiel: Zum Hessischen Tag der Nachhaltigkeit hat die Servicestelle Ideen für digitale Aktionen gesammelt, aufbereitet und anderen Akteuren als Inspiration zur Verfügung gestellt. Die Servicestelle der AGNH generiert auf Basis von Rückmeldungen regelmäßig neue Angebote, wie Handbücher oder Weiterbildungen. Und in der Initiative RadKULTUR waren für Kommunen und Unternehmen die Bündelung von Informationen und individuelle Werbematerialien wichtig.
5. Wissensmanagement und Effizienz
Persönlicher Kontakt ist wichtig – diese Erkenntnis ist der erste Schritt. Doch wer jetzt das gesamte Projektteam gleichzeitig zum Telefonhörer greifen lässt, handelt wenig effizient. Nur, wenn die Ansprache gut strukturiert erfolgt, Verteiler einheitlich gepflegt, Erfahrungen aus den Telefonaten systematisch gesammelt und gemeinsam genutzt werden – erst dann werden die Potentiale einer Servicestelle wirklich ausgeschöpft. Dafür braucht es ein ausgezeichnetes Management und vor allem Erfahrung.
Das Modell der Servicestelle führt Kampagnen und Netzwerke zum Erfolg – und das in unterschiedlichen Kontexten und verschiedenen Projekten. Sie wollen das Erfolgskonzept Servicestelle kennenlernen? Sprechen Sie uns an!
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