Im Rahmen von Microsoft-Teams-Besprechungen werden personenbezogene Daten verarbeitet und es können Gesprächsaufzeichnungen erstellt werden. Diese Einwilligungserklärung bezieht sich ausdrücklich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Aufzeichnung von Microsoft-Teams-Besprechungen.
Hiermit willige ich ein, dass meine personenbezogenen Daten zu diesem Zweck durch die ifok GmbH verarbeitet werden dürfen. Die Einwilligung erfolgt, indem ich der Aufzeichnung im entsprechenden Hinweis- bzw. Zustimmungsdialog zustimme (z. B. durch Anklicken von „ja“), bevor ich während einer aufgezeichneten Microsoft-Teams-Besprechung mein Audio oder Video aktiviere. Erteile ich diese Zustimmung nicht (z. B. durch Anklicken von „Nein“), kann ich Kamera und Mikrofon in der aufgezeichneten Besprechung nicht freischalten.
Nachfolgendes Beispiel zeigt, wie der Hinweis- und Zustimmungsdialog zur Aufzeichnung in Microsoft Teams in der Praxis dargestellt wird:
Folgende personenbezogene Daten von mir dürfen durch die ifok GmbH verarbeitet werden:
von der ifok GmbH verarbeitet werden dürfen. Meine Daten werden nur zu folgenden Zwecken verarbeitet:
Zur Unterstützung der Dokumentation und Auswertung von Besprechungsinhalten können Aufzeichnungen und Transkripte mit KI-gestützten Funktionen von Microsoft Copilot verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Unterstützung der Teilnehmer und Verantwortlichen bei der Aufbereitung von Besprechungsinhalten zu den oben genannten Zwecken. Die KI- generierten Ergebnisse dienen lediglich als Arbeitshilfe und ersetzen keine menschliche Bewertung oder Entscheidung.
Die KI-gestützte Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der Inhalte der Besprechung. Es findet keine Analyse, Bewertung oder Vorhersage persönlicher Aspekte der Teilnehmer statt. Insbesondere werden keine Rückschlüsse auf Leistung, Verhalten, persönliche Interessen, Zuverlässigkeit, wirtschaftliche Situation, Gesundheit, Präferenzen oder sonstige persönliche Merkmale gezogen.
Die Daten werden auch nicht verwendet, um Profile von Teilnehmern zu erstellen. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung
einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DS-GVO statt. Aus den Ergebnissen der KI-gestützten Verarbeitung werden keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber den Teilnehmern getroffen. Ebenso entstehen den Teilnehmern hieraus keine vergleichbar erheblichen Beeinträchtigungen oder Nachteile.
Die Aufzeichnungen werden grundsätzlich für die Dauer von 270 Tagen gespeichert und anschließend automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
Die Einwilligung erfolgt auf freiwilliger Basis und ich kann sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Mir ist bewusst, dass mir aus der Verweigerung der Einwilligung oder ihrem Widerruf keine Nachteile entstehen. Ab Zugang der Widerrufserklärung werden meine Daten, soweit dies möglich ist, unverzüglich von den angegebenen Medien gelöscht. Durch den
Widerruf meiner Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Wir nehmen den Schutz und die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Nachfolgend möchten wir Sie über die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) bei uns aufklären:
Wir, die
ifok GmbH
Berliner Ring 89
D-64625 Bensheim
Telefon: +49 6251 8263-100
E-Mail: info@ifok.de
Geschäftsführer: Henning Banthien, Prof. Dr. Dirk Rompf
sind „Verantwortlicher“ für die Datenerhebung/ – verarbeitung im Sinne der DS-GVO.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Externer Datenschutzbeauftragter der ifok GmbH
c/o TÜV SÜD Akademie GmbH
Westendstraße 160
80339 München
E-Mail: datenschutz@ifok.de
„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Die ifok GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung und Aufzeichnung von Microsoft-Teams-Gesprächen zu den in der Einwilligungserklärung beschriebenen Zwecken und in dem dort beschriebenen Umfang.
Die Verarbeitung umfasst insbesondere die Aufzeichnung und Verarbeitung von Audio-, Video-, Bildschirmfreigabe- sowie Chatinhalten im Rahmen von Microsoft-Teams-Besprechungen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird durch das aktive Anklicken der Schaltfläche „Zustimmen“ vor Beginn der Aufzeichnung des Microsoft-Teams-Gesprächs erteilt.
Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, wird die ifok GmbH Ihre personenbezogenen Daten löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe entgegenstehen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Wir übermitteln Ihre Daten in der Regel nicht außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR).
Die Aufzeichnungen von Microsoft-Teams-Gesprächen werden grundsätzlich für die Dauer von 270 Tagen gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nur, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich denjenigen Personen zugänglich gemacht, die diese zur Erfüllung der genannten Verarbeitungszwecke benötigen.
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können insbesondere sein:
· zuständige Mitarbeitende der ifok GmbH,
· Meetingteilnehmer
Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, sofern hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
Im Allgemeinen und in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten können Sie die im Folgenden benannten Rechte ausüben.
· Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DS-GVO:
Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und weitere Informationen in Bezugnahme auf diese personenbezogenen Daten zu verlangen.
· Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DS-GVO:
Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Ihre Person betreffende unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
· Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DS-GVO:
Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen die unverzügliche Löschung Ihre Person betreffende personenbezogener Daten zu verlangen.
· Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO:
Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung Ihre Person betreffende personenbezogener Daten zu verlangen.
· Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO:
Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
· Recht auf Widerruf gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO:
Sie haben das Recht, Ihre gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zu deren Widerruf erfolgten Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten wird hierdurch nicht berührt.
· Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO:
Sie haben das Recht, einer gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DS-GVO erfolgenden Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen.
· Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DS-GVO:
Sofern Sie als betroffene Person der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt, so haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Eine Liste der Aufsichtsbehörden in Deutschland (für den nichtöffentlichen Bereich) samt Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
Wenn Sie Ihre Rechte geltend machen möchten oder Fragen zu Ihren Rechten und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte haben, dann schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an datenschutz@ifok.de.
